מרבית עסקי קמעונאות המזון נקלעים לבעיות תזרים מזומנים בין חודש לשלושה חודשים אחרי החגים, לפי הסטטיסטיקה של עיתוי הגבלת חשבונות עסקיים. הסיבה לכך היא פשוטה ומורכבת משני חלקים: ניהול לא נכון של מלאי לפני החג וניהול לא נכון של תזרים המזומנים אחרי החג.
למה זה קורה ? שילוב בין הגדלה לא מבוקרת של המלאים ובמקביל מסירת צ'קים לספקים לפי תנאי האשראי הרגילים של העסק (בד"כ בין שוטף + 30 ל- 60 יום) מבלי להתחשב מה תהיינה ההכנסות בתקופה זו.
הבה ניקח את פסח כדוגמא:
הקמעונאי רוכש סחורה לחג כחודש לפני פסח, כלומר בסביבות חודש מרץ. המלאי של החנות קופץ, לעיתים עד הכפלתו במונחים כספיים.
לאחר תום מכירות החג, הקמעונאי נשאר עם הרבה כסף מזומן שמשמש בעיקר לצריכה פרטית, תשלום חובות ישנים לספקים ולסגירת מינוסים בבנק. במקרה הפחות טוב, הקמעונאי נשאר תקוע עם מלאי.
הבעיה מתחילה בחודש מאי. הפסח עבר ובחודש מאי מתחילים לרדת הצ'קים של חודש מרץ (שוטף + 30). אבל החודש אחרי החג הוא בד"כ חודש עם הכנסות נמוכות. גם יוני ויולי, הם לא חודשים חזקים במיוחד. אבל בתקופה זו יורדים כל הצ'קים שהקמעונאי נתן לספקים עבור הרכישות לפני הפסח. במילים פשוטות, ההכנסות נמוכות וההוצאות גדולות.
המשמעות התזרימית של עובדה זו היא שבעלי עסקים שחשבון הבנק שלהם כבר היה קרוב לשיא מסגרת האשראי, נקלעים לחריגות חוזרות ונשנות והבנק מתחיל להחזיר צ'קים.
זהו נושא מוכר וקורה בהרבה עסקים קמעונאיים ובעיקר בעסקי המזון.
מה צריך לעשות כדי לא להיקלע לסיטואציה הזאת ?
ראשית, המלאי. יש לבדוק את המלאי הקיים, להוציא מהמחסן למדפים מלאי מת בצורת מבצעים ולנסות ולמכור מה שכבר קיים. צריך לבדוק את המכר בשנים הקודמות ולבנות את הזמנות המוצרים בהתחשב במכר שלהם בשנים הקודמות. עדיף לרכוש רק מה שצריך ורק אם באמת בטוחים שאפשר למכור אותו.
עכשיו לתזרים. הבעיה המרכזית נוצרת כאשר אנו נותנים צ'קים מראש בלי לצפות מה תהייה ההכנסה בחודש בו יורד הצ'ק. לכן יש ליצור דוח תזרים מזומנים עתידי. זה דוח פשוט שכולל 4 סעיפים: צפי הכנסות של שלושה חודשים קדימה, הוצאות תפעול ועובדים, החזר הלוואות והוצאות קבועות מהבנק וכמובן המשכורת שלנו.
עכשיו לחלק החשוב. סכום הצ'קים שמותר לנו לתת:
צפי הכנסות - כל ההוצאות הקבועות = מכסימום סכום הצ'קים שמותר לתת לאותו החודש.
במידה ועדיין יש הפרש בין הצ'קים שנתנו לבין ההכנסות, צריך לשמור בפק"מ חלק מההכנסות של החג או לפרוס יותר את הצ'קים לספקים. אפשרות נוספת היא להיערך מבחינת הבנק, לבקש הגדלת מסגרת זמנית או הלוואת גישור.
חג שמח